Belegung, Abrechnung, Nachweis – Fördergelderabrechnung mit Software von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde organisiert unter anderem die Vergabe von Fördergeldern für Bildungsträger im Bereich der Berufsorientierung. Schülerinnen und Schüler sollen heute schon frühzeitig verschiedene Berufsfelder kennen lernen. Bildungsträger bieten Kurse an, in denen Schülerinnen und Schülern Berufe kennen lernen können. Die Durchführung der Kurse wird von verschiedenen Institutionen finanziell gefördert. Die Belegung der Kursangebote, die Abrechnungen der Bildungsträger sowie der Nachweis über durchgeführte Kursangebote will unser Kunde durch ein Web-Portal unterstützen. Schülerinnen und Schüler sollen von ihren Lehrkräften zu Kursangeboten angemeldet werden, damit die Bildungsträger planen können. Die Bildungsträger und unser Kunde erhalten über das System eine Übersicht zu den abrechenbaren Leistungen und eine Kontrolle über die Auszahlungen.

Herausforderung

Die besondere Herausforderung in diesem System liegt in der Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten Stake-Holder. Das System wird von Bildungsträger, Schulen und auch Vertretern der Verwaltung genutzt. Nicht zuletzt deswegen hat man sich bei der Planung für ein Web-Portal entschieden, damit der Installationsaufwand so gering wie möglich gehalten wird.

Die große Anzahl an Schülerinnen und Schülern in NRW und die damit zusammenhängenden Kursanmeldungen führen zu großen Datenmengen, die ein schlankes und effizientes Datenbankdesign erfordert.

Technik

Das System wurde mit PHP und einer MySQL Datenbank als Webportal umgesetzt. In der Benutzeroberfläche wird neben HTML und CSS zur Gestaltung JavaScript eingesetzt.

Wie viele Teilnehmer erwarten mich?

Der Bildungsträger kann mit unserer Anwendung genau planen. Er kann Plätze für bestimmte Schulen reservieren und bekommt im Vorfeld seines Kursangebotes eine Teilnehmerliste mit allen Schülerinnen und Schülern und den dazu gehörenden Ansprechpartnern (Lehrer). Diese Anmeldungen wurden nach Eingabe des Kursangebotes durch den Bildungsträger von den Schulen vorgenommen. Anschließend markiert er die tatsächlich teilgenommenen Schülerinnen und Schüler im System. Die so erfassten Daten gehen direkt in die Abrechnung ein.

Woran haben meine Schülerinnen und Schüler teilgenommen?

Für die Lehrerinnen und Lehrer besteht nicht nur die Möglichkeit Schülerinnen und Schüler zu Kursangeboten anzumelden sondern sie können sich auch Auswertungen generieren lassen, an welchen Kursen die Schüler teilgenommen haben.

Das gilt nicht nur für die Lehrer. Auch regionale und überregionale Verwaltungen können über spezielle Zugänge – natürlich anonymisiert – sehen, wie viele Schülerinnen und Schüler an den Kursangeboten teilnehmen.

Was muss ausgezahlt werden?

Für unseren Kunden ist das System insbesondere interessant, weil es den Mitarbeitern Vorschläge zur Auszahlung der Fördergelder gibt. Die Mitarbeiter erfassen außerdem ausgezahlte Beträge. Diese Beträge fließen wieder in die neuen Vorschläge mit ein. Ist also einmal etwas zu viel oder zu wenig ausgezahlt worden sind die Konsequenzen in der nächsten Zeitperiode direkt sichtbar.

Nachweis von Kosten

Die Bildungsträger müssen für die Förderfähigkeit Kosten nachweisen. Das System vergleicht eingegebene Summen mit hochgeladenen Excel-Listen und verifiziert somit die Zahlen. Die so entstandenen Beträge fließen direkt in die Berechnung der Auszahlungsvorschläge mit ein.