10 Tipps zur Digitalisierung von Prozessen

Unternehmen müssen sich anpassen – nicht nur an einen dynamischen Markt, sondern auch an die Möglichkeiten, die der technische Fortschritt mit sich bringt. Es ergeben sich ständig neue Geschäfts- und Arbeitsmodelle und immer mehr Prozesse lassen sich digitalisieren. Man redet bereits von einer Industriellen Revolution.

Zu Zeiten von Industrie 4.0, Cloud Computing und mobilen Applikationen klingt das Konzept der Digitalisierung und die damit einhergehenden Veränderung der Arbeitswelt nicht neu. Dennoch ist das Thema aktueller denn je, da es die Grundlage für das Arbeiten in eben dieser modernen Umgebung darstellt. Dieser eher abstrakte Ansatz führt zu sehr konkreten Fragestellungen für Unternehmen:

Wie beginnt man mit der Digitalisierung? Wir organisiert man verschiedene IT-Systeme, die teils über Jahre gewachsen sind? Gibt es Sicherheitsrisiken, die man bedenken sollte und gegebenenfalls minimieren kann? Und wie bezieht man die Mitarbeiter am besten ein?

Langjährige Erfahrung in einem hochdynamischen Geschäftsfeld haben uns ein paar Dinge gelehrt, die wir nun als 10 Tipps zur Digitalisierung von Prozessen verpackt haben und Ihnen hiermit zur Verfügung stellen:

1. Ganzheitlich denken

Wie in jedem Geschäftsfeld, sollte man auch die Digitalisierung strategisch angehen. In der Regel ist ein digitaler Prozess vom Zulieferer bis zum Kunden das Ziel, dennoch sollte die Umsetzung Stück für Stück erfolgen. So hat man die Chance, Erfahrungen zu gewinnen und die Erkenntnisse auf den weiteren Verlauf der Digitalisierung zu übertragen.

2. Prozesse optimieren

Bevor Prozesse digitalisiert werden, können sie häufig vereinfacht und somit optimiert werden. Es klingt ganz einfach, ist aber häufig die größte Herausforderung: Analysieren Sie Ihre Abläufe und erkennen Sie die Schwachpunkte. Wir helfen übrigens gerne dabei.

Digitales Arbeiten

3. Medienbrüche vermeiden

Kennen Sie das? Daten aus einem IT-System werden ausgedruckt, um von einem Mitarbeiter in einem anderen IT-System wieder erfasst zu werden. Dies ist ein klassisches Beispiel für einen Medienbruch. Erstellen Sie eine Liste mit allen Medienbrüchen in Ihrem Unternehmen und planen Sie die Optimierung durch Schnittstellen zwischen den IT-Systemen. Dadurch sparen Sie nicht nur Arbeitszeit, sondern vermeiden auch Fehler, die bei der herkömmlichen Datenübertragung entstehen.

4. Einfach mal ausprobieren

Probieren Sie! Die Digitalisierung ermöglicht es, Abläufe schnell zu verändern. Beobachten Sie die Auswirkungen solcher Veränderungen und überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie den Erfolg der Maßnahme messen können. Wie jedes System muss auch eine digitalisierte Lösung ständig überprüft und gegebenenfalls verändert werden, damit sie dauerhaft zum Erfolg führt.

Prozesse optimieren

5. Datenbasis verbessern

Ein digitalisierter Prozess kann nur gut funktionieren, wenn die Datenbasis stimmt. Mit Sicherheit fallen in Ihrem Unternehmen mehr Daten an, als Sie gebrauchen können. Um ein verlässliches Gesamtbild der relevanten Daten zu erhalten, benötigen Sie ein ganzheitliches Datenmanagement. Je nach Fall können dabei moderne Sensoren helfen, die im Internet der Dinge bereits zum Einsatz kommen. Darüber hinaus lassen sich mehrere Datenquellen (z.B. ERP, CRM, Produktionsdaten) vernetzen um die Datenbasis zu optimieren.

Betroffene beteiligen

6. Stakeholder einbeziehen

Machen Sie Betroffene zu Beteiligten! Jeder muss sich an Veränderung gewöhnen. Einfacher ist es, wenn man selber aktiv daran beteiligt ist. Aus diesem Grund sollte auch die Digitalisierung von Prozessen mit allen Personen diskutiert werden, deren Arbeit davon betroffen ist. Einerseits lassen sich deren eventuelle Sorgen frühzeitig reduzieren, andererseits bietet ein Workshop mit den Stakeholdern Chancen die Lösungen weiter zu verbessern.

7. Veränderungen visualisieren

Bilder bleiben besser im Gedächtnis als Text. Machen Sie sich dieses Prinzip zunutze und visualisieren Sie den neuen Prozess möglichst früh für alle Beteiligten. Jeder sollte sich vorstellen können, wie das neue System zu bedienen ist und welchen Vorteil jeder einzelne daraus zieht. Zu detailreich sollte eine solche Skizze natürlich nicht sein, damit stets das „große Ganze“ im Auge behalten werden kann.

8. Die passende Strategie zur Digitalisierung

Ihr Unternehmen ist einzigartig – genau wie Ihre Anforderungen an eine Digitalisierung von Prozessen. Trotzdem schadet es nicht, sich Best-Practice-Lösungen von anderen Unternehmen anzusehen und deren Ansätze theoretisch auf Ihr Unternehmen zu übertragen. Auf diesem Weg werden Sie schnell erkennen, wo Ihre individuellen Anforderungen liegen und welche Strategie Sie am besten verfolgen sollten.

9. Safety first

Die IT-Sicherheit muss im Rahmen der Prozessdigitalisierung immer gegeben sein. Mit der richtigen Strategie bietet die Digitalisierung sogar Chancen, die IT-Sicherheit zu erhöhen.

Digitalisierungsstrategie

10. Lassen Sie sich beraten

Eine externe Meinung hilft oft weiter. Gerne nehmen wir Ihre Digitalisierungsstrategie einmal genau unter die Lupe oder entwickeln diese mit Ihnen zusammen im Rahmen eines individuellen Workshops (weiter). Wir bieten verschiedene Leistungspakete an; von der professionellen Erstberatung bis hin zur durchgängigen Softwarelösung für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns einfach an.