Prozessoptimierung im Projekt Ausbildungsbotschafter

Das Projekt Ausbildungsbotschafter

Um Schülern einen besseren Überblick über mögliche Karrierewege nach ihrem Abschluss zu geben, hat das Land Nordrhein-Westfalen das Projekt „Ausbildungsbotschafter“ ins Leben gerufen: Durch die IHKs und HWKs des Landes werden Azubis verschiedener Berufe als Botschafter in Schulen entsandt um ihren Ausbildungsberuf zu bewerben. Durch die persönliche Erfahrung und den verhältnismäßig geringen Altersunterschied zum Publikum sind sie in der Lage, glaubwürdig von ihrem Arbeitsalltag zu berichten. Das Projekt, das mit Mitteln vom Land Nordrhein-Westfalen und des Europäischen Sozialfonds gefördert wird, erhält hohen Zuspruch.

Ausgangslage

Die Zahl der Ausbildungsbotschafter wächst stetig und damit auch der Aufwand, der mit deren Koordination einher geht. Diese beinhaltet die Schulung und Verwaltung der Botschafter, die Abstimmung mit den einzelnen Kammern sowie das Buchen der Termine an den Schulen. Die Korrdinierungsarbeiten werden von den einzelnen Kammern durchgeführt und die Ergebnisse an zentraler Stelle ausgewertet.

Bisher wurden die Eckdaten per Excel-Sheet an die Koordinationsstellen gesendet und dort zur Organisation manuell zusammengeführt.

Herausforderung

Durch das wachsende Datenvolumen und die erhöhte Häufigkeit der Aktualisierungen, sollte das bestehende System abgelöst werden. Unser Ziel war es, dem Kunden eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die den Planungsablauf vereinfacht und weitestgehend automatisiert. Ein leichtes Handling und ein sicherer Umgang mit den Daten waren dabei ebenso wichtig, wie die Möglichkeit einer grafischen Auswertung.

Lösung

Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Koordinationsstellen zu vereinfachen und diesen einen zeitgleichen Zugriff zu ermöglichen, haben wir uns für eine individuelle Web-Lösung entschieden. Die Daten der Botschafter, die Seminare und die Einsätze an den Schulen können nun online gepflegt und Auswertungen über einen zentralen Zugang angezeigt werden. Die Auswertung erfolgt ebenfalls über einen gesonderten Portalzugang.

Es wurde basierend auf aixITem Basiskomponenten eine individuelle ASP .Net Anwendung implementiert, welche den Prozess gemäß der Kundenanforderungen abbildet.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

Sprechen Sie mich an, ich berate Sie gerne.

Telefon: +49 241 5330633 0
E-Mail: a.willkomm@aixitem.de

Koordination und Abrechnung mobiler Dienstleistungen

Ausgangslage

Unser Kunde ist ein mittelständischer Betrieb mit mehreren Mitarbeitern, der zu Veranstaltungen, Geburtstagen oder anderen Feiern eine Vermietung von Hüpfburgen verschiedener Art anbietet. Die Kunden der Vermietungsfirma buchen über eine Webseite ihr Veranstaltungspaket. Die Buchung wurde seither per E-Mail versendet und dann in einem herkömmlichen Kalender erfasst. Die vielen Buchungstermine mussten dann entsprechend koordiniert werden. Kann die Hüpfburg zum gewünschten Zeitpunkt angeboten werden? Welcher Mitarbeiter liefert die Hüpfburg zum Kunden? Eine zentrale Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter untereinander zu koordinieren und Aufgaben zuzuweisen.

aixITem hat aufgrund dieser Anforderungen eine individuelle Lösung entwickelt.

Lösung

Die entwickelte Lösung besteht aus einer App und einem Azure-Online Service. Die Buchungen werden auf der Webseite erfasst und in einer Datenbank gespeichert. Eine App zeigt die Buchungen in einer Liste oder einem digitalen Kalender an und weist den Disponenten der Hüpfburgen automatisch auf mögliche Doppelbuchungen hin. Der Disponent koordiniert über die App sowohl die Buchungen als auch die ausführenden Mitarbeiter und sendet Angebote an die Kunden. Die Mitarbeiter erhalten einen gesonderten Zugang zur App um die zu bearbeitenden Aufträge einzusehen. Über die App bzw. den Webservice erfolgt zum Abschluss eines Auftrages auch die Abrechnung.

In einem zusätzlichen Planungsmodul kann die Vermietungsfirma erkennen, welche Hüpfburgen am beliebtesten sind und wo ggf. Engpässe entstehen. Somit kann das Unternehmen ihre zukünftigen Investitionen besser planen.

„Durch die individuelle Lösung von aixITem ist die Verwaltungsarbeit auf das Notwendige reduziert und wir können uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren: Kunden glücklich machen“

Christoph Reinartz, Gründer von huepfburg-mieten.net

Nutzen

Die individuelle Lösung von aixITem hilft dem Kunden auf mehrfache Art und Weise:

Kann ich eine Buchung zusagen?

Buchungen werden über die Internetseite oder per Telefon vorgenommen. Dadurch kann es kurzfristig zu Überschneidungen kommen. Die Software-Lösung zeigt immer den aktuellen Stand der Anfragen für alle Mitarbeiter an und beantwortet die entscheidende Frage: Ist die Hüpfburg zum gegebenden Zeitpunkt noch zur Vermietung frei?

Sind noch Buchungen offen? Wohin muss heute geliefert werden?

Die App zeigt den Disponenten und Mitarbeitern immer die aktuellen offenen und abgeschlossenen Buchungen an. Somit können beide jederzeit übersichtlich erkennen, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden muss. Das spart Zeit und senkt die Kosten.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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Belegung, Abrechnung, Nachweis – Fördergelderabrechnung mit Software von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde organisiert unter anderem die Vergabe von Fördergeldern für Bildungsträger im Bereich der Berufsorientierung. Schülerinnen und Schüler sollen heute schon frühzeitig verschiedene Berufsfelder kennen lernen. Bildungsträger bieten Kurse an, in denen Schülerinnen und Schülern Berufe kennen lernen können. Die Durchführung der Kurse wird von verschiedenen Institutionen finanziell gefördert. Die Belegung der Kursangebote, die Abrechnungen der Bildungsträger sowie der Nachweis über durchgeführte Kursangebote will unser Kunde durch ein Web-Portal unterstützen. Schülerinnen und Schüler sollen von ihren Lehrkräften zu Kursangeboten angemeldet werden, damit die Bildungsträger planen können. Die Bildungsträger und unser Kunde erhalten über das System eine Übersicht zu den abrechenbaren Leistungen und eine Kontrolle über die Auszahlungen.

Herausforderung

Die besondere Herausforderung in diesem System liegt in der Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten Stake-Holder. Das System wird von Bildungsträger, Schulen und auch Vertretern der Verwaltung genutzt. Nicht zuletzt deswegen hat man sich bei der Planung für ein Web-Portal entschieden, damit der Installationsaufwand so gering wie möglich gehalten wird.

Die große Anzahl an Schülerinnen und Schülern in NRW und die damit zusammenhängenden Kursanmeldungen führen zu großen Datenmengen, die ein schlankes und effizientes Datenbankdesign erfordert.

Technik

Das System wurde mit PHP und einer MySQL Datenbank als Webportal umgesetzt. In der Benutzeroberfläche wird neben HTML und CSS zur Gestaltung JavaScript eingesetzt.

Wie viele Teilnehmer erwarten mich?

Der Bildungsträger kann mit unserer Anwendung genau planen. Er kann Plätze für bestimmte Schulen reservieren und bekommt im Vorfeld seines Kursangebotes eine Teilnehmerliste mit allen Schülerinnen und Schülern und den dazu gehörenden Ansprechpartnern (Lehrer). Diese Anmeldungen wurden nach Eingabe des Kursangebotes durch den Bildungsträger von den Schulen vorgenommen. Anschließend markiert er die tatsächlich teilgenommenen Schülerinnen und Schüler im System. Die so erfassten Daten gehen direkt in die Abrechnung ein.

Woran haben meine Schülerinnen und Schüler teilgenommen?

Für die Lehrerinnen und Lehrer besteht nicht nur die Möglichkeit Schülerinnen und Schüler zu Kursangeboten anzumelden sondern sie können sich auch Auswertungen generieren lassen, an welchen Kursen die Schüler teilgenommen haben.

Das gilt nicht nur für die Lehrer. Auch regionale und überregionale Verwaltungen können über spezielle Zugänge – natürlich anonymisiert – sehen, wie viele Schülerinnen und Schüler an den Kursangeboten teilnehmen.

Was muss ausgezahlt werden?

Für unseren Kunden ist das System insbesondere interessant, weil es den Mitarbeitern Vorschläge zur Auszahlung der Fördergelder gibt. Die Mitarbeiter erfassen außerdem ausgezahlte Beträge. Diese Beträge fließen wieder in die neuen Vorschläge mit ein. Ist also einmal etwas zu viel oder zu wenig ausgezahlt worden sind die Konsequenzen in der nächsten Zeitperiode direkt sichtbar.

Nachweis von Kosten

Die Bildungsträger müssen für die Förderfähigkeit Kosten nachweisen. Das System vergleicht eingegebene Summen mit hochgeladenen Excel-Listen und verifiziert somit die Zahlen. Die so entstandenen Beträge fließen direkt in die Berechnung der Auszahlungsvorschläge mit ein.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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E-Mail: a.willkomm@aixitem.de

Mobile Datenerfassung mit App von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde, ein größerer Handwerksbetrieb aus der Region, beschäftigt zahlreiche Mitarbeiter im Außendienst. Der Betrieb beschäftigt sich mit der Beseitigung von Brand- und Wasserschäden. Die Mitarbeiter erfassen Schäden bei Kunden vor Ort und geben diese Erfassung zur weiteren Auswertung (z.B. Angebotserstellung) an die Zentrale weiter. Bisher beginnt dieser Prozess durch das handschriftliche Ausfüllen von Formularen. Mitarbeiter in der Zentrale erfassen diese Daten manuell in ein digitales System zur weiteren Verarbeitung.

Lösung

Statt Formulare handschriftlich auszufüllen werden die Mitarbeiter des Kunden mit Smartphones oder Tablets ausgestattet , denn aixITem hat gemeinsam mit dem Kunden eine App entwickelt, mit der die Mitarbeiter alle Daten über einfach gestaltete Eingabefelder erfassen und digital an die Zentrale senden können.

Die Kommunikation läuft über ein hybrides System. Ein Webservice in Microsoft Azure nimmt die Daten entgegen und leitet diese zu der IT-Infrastruktur der Zentrale weiter. Vorteil: Die Endgeräte kommunizieren nicht direkt mit der Zentrale. Dies verringert die Ausfallwahrscheinlichkeit und erhöht die Sicherheit der lokalen IT-Infrastruktur.

Technik

Das Projekt wurde als Microsoft Azure Web Service in C# umgesetzt. In der lokalen IT-Infrastruktur läuft ein Windows Dienst, der ebenfalls in C# implementiert wurde. Die Kommunikation erfolgt über WCF. Auf den Endgeräten läuft eine mit Swift entwickelte iOS Applikation.

  • Microsoft Visual Studio 2015
  • C#, Azure, WCF-Kommunkation.
  • iOS App in Swift

Übertragungsfehler minimieren

Die handschriftliche Erfassung von Daten mit anschließender manueller Eingabe in digitale Formate enthält viele Fehlerquellen. Die Daten werden dank der individuellen Lösung von aixITem zukünftig direkt digital erfasst. Das senkt die Kosten und spart Zeit, da die mehrfache Dateneingabe entfällt.

Zuweisung von Aufträgen

Die Mitarbeiter im Außendienst sehen durch eine Übersicht die offenen Aufträge und wissen, welche noch bearbeitet werden müssen. Die Zentrale erfasst ihre Kundenaufträge und gibt diese dann für die mobile Weiterverarbeitung an ihre Mitarbeiter frei. Die Mitarbeiter im Außendienst erhalten alle offenen Aufträge übersichtlich aufgelistet und sind jederzeit aktuell informiert, welche Aufträge noch bearbeitet werden müssen.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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