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Autor: aixITem

Mandantenbetreuung eines Steuerberaters durch Software von aixITem optimiert

Ausgangslage

Unser Kunde, eine größere Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüferkanzlei, bietet seinen Mandanten die Abwicklung der Buchhaltung als Dienstleistung an. Die Mandanten senden dazu die Belege monatlich an unseren Kunden und dieser erstellt zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung sowie ggf. Monats- und Jahresabschluss. Der Transfer der Belege erfolgte bisher postalisch. Ausgehend davon hatte unser Kunde die Idee, diesen Prozess zu digitalisieren um somit seinen Mandantenkreis zu erweitern.  Für einen monatlichen Beitrag können die Mandanten ihre Belege über die Software erfassen und digital an den Steuerberater senden. Die Auswertung erfolgt danach ebenfalls über die Software. Für beide Beteiligten ein Gewinn, da Kosten gesenkt werden und die Bearbeitung schneller verläuft.

Leistung

aixITem hat den Kunden individuell beraten und zusammen mit Buchhaltungsexperten eine maßgeschneiderte Softwarelösung – von dem Programm beim Mandanten bis hin zur Aufbereitung der Daten auf Seiten des Steuerberaters – geliefert.

Technik

C#, Web-Server und Windows Server 2012.

Herausforderung

Unser Kunde wollte mit der Software Mandanten ansprechen, die in ihrem Unternehmen keinen eigenen Mitarbeiter mit der Buchhaltung beschäftigt. Deswegen sollte die Software auch Personen ohne besondere Buchhaltungskompetenz helfen, Geschäftsvorfälle richtig zu verbuchen und an den Steuerberater zur Kontrolle und Auswertung zu senden. Die Experten von aixITem haben zur Erstellung des Softwaredesigns eng mit einem Buchhalter von Seiten des Steuerberaters zusammen gearbeitet.

Aufgrund der Versendung und automatischen Verarbeitung der vertraulichen Unternehmensdaten musste ein besonderes Augenmerk auf die sichere und verschlüsselte Übertragung und Speicherung der Daten gelegt werden.

Kosten senken

Dank der Software entfallen auf Seiten des Steuerberaters Kosten für die Erfassung der Daten. Die Mandanten übernehmen diese Aufgabe selber und sparen durch einen niedrigeren Beitrag an den Steuerberater. Gerade für kleinere Unternehmen mit wenigen Geschäftsvorfällen ein Gewinn.

Übersicht

Für Mandanten und Steuerberater bietet die Software eine bessere Übersicht über die Dokumente, Belege und Auswertungen. Die Buchhaltung wird digitalisiert. Dies hilft dem Kunden schneller Auswertungen, zum Beispiel zur Kostenstruktur, zu erstellen.

Archivierung

Durch die Digitalisierung sämtlicher Belege wird die Archivierung deutlich vereinfacht. Die Originale können nicht durch Versand verloren gehen. Die digitalisierten Belege werden automatisch in einem geschützten Bereich  beim Steuerberater gesichert.

Automatisierung

Für eine manuelle Bearbeitung der Buchhaltung seiner Mandanten ist ein hoher Personalaufwand beim Steuerberater erforderlich. Durch die Automatisierung per Software kann unser Kunde  wesentlich mehr Mandanten betreuen und seinen Mandanten bei gleicher Qualität einen niedrigeren Preis bieten.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

Sprechen Sie mich an, ich berate Sie gerne.

Telefon: +49 241 5330633 0
E-Mail: a.willkomm@aixitem.de

Reduzierung von Taktzeiten durch „Virtuelle Reißleine“

Ausgangslage

In vielen Fertigungsbereichen wird nach einem vorgegebenen Takt produziert. Oftmals gilt der Takt nicht nur für einen Arbeitsplatz sondern für mehrere abhängige Stationen. In solchen Fällen bestimmt die langsamste Station den Takt. Die Störung einer Station führt somit zum Stillstand des gesamten Bandes.

Um Wartezeiten und Bandstillstände und in direkter Folge zusätzliche Kosten und Terminverschiebungen zu vermeiden, müssen alle Probleme, die das Einhalten des Taktes gefährden, frühzeitig erkannt werden. Im Prozess enthaltene ungenutzte Zeiten müssen reduziert und problematische Arbeitsstationen müssen umgestaltet werden.

Unser Kunde setzt das System in der Montage von LKW-Aufliegern ein. An einem Band mit 10 Stationen arbeiten an einer Station 3-5 Mitarbeiter. Die Taktzeit bei Projektstart betrug 38 Minuten, was einer Produktion von ca. 24 Aufliegern im Zweischichtbetrieb entspricht.

Herausforderung

Für den Kunden musste eine Lösung geschaffen werden, die einfach in den Produktionsablauf zu integrieren war. Die Lösung durfte die Produktionsmitarbeiter nicht zusätzlich belasten. Alle verantwortlichen Mitarbeiter müssen sofort über auftretende Probleme informiert werden. Techniker, die zur Lösung des Problems beitragen können, müssen automatisch gerufen werden.

Lösungsweg

Am Montageband wurden an allen Stationen mechanische Schalter eingeführt, mit denen die Mitarbeiter den „Status“ ihrer Station schalten können. Schalterstellung „OK“ sagt keine Gefährdung des Taktes; Schalterstellung „Warnung“ gibt an, dass die Station nicht rechtzeitig fertig wird und Hilfe benötigt; Schalterstellung „Störung“ gibt an, dass eine Störung vorliegt und der Takt nicht weitergeschaltet werden kann.

Die Signale der Schalter und das Taktsignal werden von einem BDE-Terminal erfasst, das eine Überwachung der Schalter und des Taktes unter Berücksichtigung der Pausenzeiten übernimmt. Die Informationen werden an einen Windowsrechner weitergeleitet und mittels Browsertechnik an jedem gewünschten PC Arbeitsplatz im Werksnetz angezeigt. Außerdem führen kritische Zustände zu einer sofortigen Meldung an die zuständigen Personen über Telefon, SMS oder eMail.

Kurzfristiger Nutzen

Mit Einführung der „Virtuellen Reißleine“ wurden folgende Sofortaktionen umgesetzt:

  • Bei Taktüberschreitungen werden die Entscheider Montageleiter, Fertigungsleiter, Werksleiter je nach Dauer der Überschreitung informiert.
  • Über eine Anzeigeseite erkennen „Springer“ selbständig, welche Stationen Unterstützung benötigen und können dort gezielt eingreifen.
  • Techniker, die für die Reparatur der Geräte einer Station verantwortlich sind, werden bei Störung automatisch gerufen.

Langfristiger Nutzen

Ungenutzte Zeiten, hier der erste Takt des Tages, bei dem einige Geräte erst aufgeheizt wurden, wurden erkannt und sinnvoll abgestellt.

Die Personalverteilung zwischen den Stationen wurde optimiert. Stationen, die sehr oft Springer anforderten, wurden mit Personal von Stationen versehen, die keine Springer benötigen.

Die Stationen, die häufig einen Techniker anforderten, wurden technisch verbessert.

Ergebnis nach 6 Monaten

Reduzierung der Taktzeit von 38 auf durchschnittlich 30 Minuten bei unverändertem Personaleinsatz. Dies entspricht einer Produktionssteigerung von ca. 6 Aufliegern pro Tag im Zweischichtbetrieb.

Die Virtuelle Reißleine wurde nach erfolgreicher Einführung in der End-Montage auf Bereiche der Vorproduktion ausgeweitet.

Harry Studer
Projektverantwortlicher

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E-Mail: h.studer@aixitem.de

Messgeräte- und Strahlenquellenverwaltung in einem Schweizer Kraftwerk

Ausgangslage

In einem Schweizer Kernkraftwerk sind radioaktive Strahlenquellen und verschiedene Typen von Messgeräten des Strahlenschutzes zur Kontrolle von Strahlendosen und Dosisleistungen, Kontaminationen und zur Überprüfung der Luft vorhanden. Diese unterliegen umfangreichen behördlichen Vorgaben und Auflagen des Eidgenössischen Nuklearsicherheitsinspektorats (ENSI), deren Erfüllung regelmäßig nachgewiesen werden muss und die bisher sehr zeitaufwändig war. 

Die Geräte befinden sich an verschiedenen Standorten und müssen regelmäßig kontrolliert, kalibriert und geeicht werden. Die Prüfvorschriften greifen auf Strahlenquellen zu, deren Aktivität sich ständig ändert und die ihrerseits ebenfalls regelmäßig überwacht werden müssen. Flüssige Quellen können im Bereich der Chemie beliebig geteilt und gemischt werden. Neben der Stammdatenverwaltung sollen die oben erwähnten Auflagen bezüglich lückenloser Dokumentation unterstützt und gewährleistet werden.

Herausforderung

Der Algorithmus für die Kalibrierung von Messgeräten mit hoch radioaktiven Quellen auf einer speziellen Bestrahlungsanlage muss den Anforderungen des Paul-Scherer-Instituts genügen und wurde von diesem geprüft und zertifiziert. Die ENSI-Berichterstattung soll auf Knopfdruck geschehen. Das Programm wurde zunächst in einer Basisfassung erstellt und über viele Jahre systematisch erweitert und neuen Anforderungen angepasst.

Technik

Das System wurde mit Microsoft Visual Studio, C# und einer SQL-Datenbank für Windows7 umgesetzt.

Welche Strahlenquellen sind im Bestand, welche neu beschafft, welche entsorgt worden?

Das System liefert die gewünschten ENSI-Listen auf Knopfdruck.

Wann muss mein Messgerät überprüft, kalibriert oder geeicht werden bzw. meine Strahlenquelle geprüft werden?

Das System erlaubt die Terminüberwachung von 3 Terminen pro Gerät (Funktionsprüfung, Kalibrierung, Eichung) und 2 Terminen pro Strahlenquelle (Dichtigkeitsprüfung, Standortprüfung). Es können Fälligkeitslisten nach verschiedenen Filtern erstellt werden.

Wann wurde das Gerät an welchem Standort genutzt?

Das System gibt jederzeit darüber Auskunft, an welchen Standorten sich das Gerät jemals befunden hat bzw. aktuell befindet.

Wann war das Gerät defekt und wer hat es repariert?

Das System verwaltet gemeldete Fehler und die Art der Reparatur. Reparatur- oder Wartungsprotokolle werden erstellt und können durch gescannte Dokumente ergänzt und jederzeit wieder eingesehen werden.

Wie ist die Historie meiner Strahlenquelle?

Mit flüssigen Strahlenquellen wird gearbeitet. Sie können verdünnt, geteilt und/oder gemischt werden. Das System berechnet automatisch die neuen Aktivitäten und verwaltet die Historie der Quellen, so dass jederzeit nachgesehen werden kann, wann welche Quelle wie verändert wurde.

Welche Strahlenquellen haben welche Aktivitäten?

Das System berechnet in den Prüfvorschriften zur Funktionsprüfung und Kalibrierung die Vorgabewerte für den zu erwartenden Messwert anhand der tagesaktuellen Aktivität der verwendeten Strahlenquelle auf der Basis eines Referenzwertes an einem bestimmten Datum und der Halbwertzeit.

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Leistungsdiagnostik mit Software von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde, der Aachener Sport- und Arbeitsmediziner Dr. med. Dr. Sportwiss. Michael Suchodoll, bietet seinen Patienten eine Leistungsdiagnostik an. Bei der Leistungsdiagnostik handelt es sich um einen Fitnesscheck, der wahlweise auf einem Fahrrad oder Laufband von den Patienten absolviert wird. Die dabei gemessenen Daten werden erfasst und für Vergleichsstatistiken aufbereitet. Dabei entstehen große Datenmengen.

Die Patienten werden vor der Untersuchung in Gruppen kategorisiert. Die Gruppen charakterisieren sich zum Beispiel aufgrund der Altersklasse, dem Geschlecht, dem Rauchverhalten und der Trainingsintensität des Patienten. Ziel der Kategorisierung ist es, den Patienten nachher mit anderen Sportlern aus seiner oder einer anderen Kategorie vergleichen zu können. So kann der Mediziner anhand seiner Auswertung zum Beispiel einem Sportler einen veränderten Trainingsplan empfehlen, um eine Leistungssteigerung zu erreichen.

Aus den generierten Daten möchte der Mediziner ebenfalls eine sehr individuelle Beratungsstrategie für jeden einzelnen Patienten entwickeln.

Bisher wurden die Daten anhand von Excel-Tabellen dokumentiert und manuell ausgewertet. Dieses Verfahren war sehr kompliziert und zeitaufwendig und sollte durch Software von aixITem abgelöst werden.

Wie liegt der Patient im Vergleich zu anderen?

Dank der Visualisierung der Leistungsdaten zeigt die Software auf einen Blick, wie die Leistungsdaten des aktuellen Patienten im Vergleich zu anderen Patienten liegen. Dabei kann die Software die Patienten klassifizieren und somit mit Personen derselben Leistungsklasse oder einer anderen Klasse vergleichen.

Dem Patienten das Ergebnis mitteilen

Aufgrund der informativen und übersichtlichen Reports kann der Arzt das Ergebnis dem Patienten ausdrucken und direkt mit nach Hause geben.

Herausforderung

Für den Kunden ist es wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist und eine schnelle Auswertung für Mediziner und Patienten zur Verfügung steht. Dazu gehört auch die Verwaltung der entsprechenden Patientendaten, um mehrere Untersuchungen vergleichen zu können.

Besondere Herausforderung bei diesem Projekt ist die übersichtliche Visualisierung der Daten. Dabei werden verschiedene Schwellen- und Grenzwerte der einzelnen Testphasen berechnet, kontrolliert und visualisiert.

Mit der Software sollen die Leistungen der Patienten verschiedener Gruppen oder die Leistungen eines Patienten mit seinen eigenen zuvor absolvierten Leistungstests automatisch verglichen und ausgewertet werden. Hierdurch muss der aktuelle Leistungsstand des Patienten genau ermittelt werden.

Die Aufbereitung aller Daten für verschiedene Grafiken, Datenanalysen und Berichte zum Drucken ist erforderlich. Für das Ergebnis wurden die speziellen Aufgaben in enger Zusammenarbeit mit dem Mediziner entwickelt. Anhand der aus dem System erstellten detaillierten Auswertung kann er nun eine umfassende Trainingsanalyse und –beratung vornehmen.

Technik

Das Projekt wurde in C# mit Hilfe von Windows Forms und .Net Reports erstellt. Zum Speichern der Daten wurde eine SQL-Server Datenbank verwendet.

  • Microsoft Visual Studio 2010
  • C#, Windows Forms
  • .Net Reports
  • SQL-Server Datenbank

Vorteile für den Mediziner

Herr Dr. Suchodoll kann nun durch die individuelle Software von aixITem eigene, belastbare Vergleichsdaten leichter erfassen. Er kann durch die übersichtliche Visualisierung die Entwicklungen in den Vergleichsgruppen erkennen und auf die persönlichen Bedürfnisse der Sportler zugeschnittene Empfehlungen bieten. Der große Vorteil für den Sportmediziner liegt dabei, bedingt durch die stetige Erweiterung des Datenbestandes, in immer besseren Auswertungsmöglichkeiten.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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Produktionsinformationssystem von aixITem

Kennen Sie das? Ihre Daten und Informationen zur Produktion sind über viele Excel-Tabellen verteilt. Sie verlieren den Überblick. Das Zusammenstellen der Daten für Ihre wöchentlichen Status-Meetings wird zunehmend schwieriger und nimmt viel Zeit in Anspruch. Das wesentliche Know-How ist in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter gesammelt.

aixITem hilft mit professioneller Analyse und Beratung, Schwachstellen zu erkennen. Auf Grundlage unserer Basis-Komponenten im Bereich der Produktionsinformationssysteme schaffen wir für Sie  individuelle Lösungen zu Ihren Anforderungen.

  • Tabellenkalkulation ersetzen
  • Workflows abbilden
  • Automatisches Eskalationsmanagement
  • Datenanalyse und visuelle Auswertung
  • Hohe Sicherheitsanforderungen

Mit unseren Bausteinen bleiben Sie flexibel. Wir bieten IoT-Basis Module an, mit denen Ihr Produkt Schritt für Schritt individuell modernisiert und digitalisiert werden kann.

Basismodule

Wir bieten zahlreiche Module, die wir individuell an Ihre Anforderungen anpassen.

Kommunikation im Netzwerk

Betriebsdatenerfassung: Reduktion auf das Wesentliche

Bleiben Sie auf dem Stand, was die Situation in Ihrer Produktion angeht. Wir bieten neben Erfassungsterminals und anpassparer Software auch entsprechende Auswertungswerkzeuge

  • Erfassung über Terminals mit zahlreichen Schnittstellen (Barcode, Zeiterfassung-Token, Maschinen, …)
  • Auswertung: Datenanalyse und Visualisierung nach Ihren Anforderungen
  • Automatische Information bei Soll-Ist-Abweichungen
  • Schnittstellen zur Ihrem ERP-System
Steuerung eines Gerätes

Anbindung Ihrer Umgebung

Wir entwickeln auf Grundlage unserer Basis-Module eine individuelle Lösung für Sie. Sie profitieren dabei von unserer Erfahrung aus 20 Jahre Softwareentwicklung. So integrieren wir zum Beispiel Ihre Maschinen und IT-Systeme in eine Gesamtlösung

  • Integration bestehender Komponenten
  • Anbindung von Maschinen und Prozessen
  • Kommunikation mit anderen IT-Systemen
Sensormodul

Workflows und Status

Sie wollen den Überblick behalten? Sollwertabweichungen müssen automatisch erkannt werden? Unsere Basis-Module informieren Sie, wenn etwas nicht so ist, wie es sein soll. Wir nutzen dazu auch moderne Kommunikationswege, zum Beispiel über mobile Applikationen.

Folgende Funktionen sind enthalten:

  • mobile Applikationen zur Statusanzeige
  • automatische Eskalations- und Informationsworkflows
  • Anzeigen zur Überwachung Ihrer Prozesse
Auswertemodul

Auswertung und Analyse

Mit unserem Auswertungsmodul visualisieren wir Ihre Daten. Wir programmieren individuelle Reports, Ansichten und Prozessvisualisierungen für Ihre Anforderungen. Zusammen mit dem Netzwerk-Modul ist eine Darstellung auf mobilen Endgeräten als App möglich. Mit unseren Modulen zur Datenanalyse behalten Sie den Überblick.

Folgende Basis-Funktionen sind möglich:

  • Visualisierung von Daten
  • Individuelle Reports und Schnittstellen
  • Darstellung von Auswertungen als App für mobile Endgeräte
  • Datenanalyse für Machine Learning und Big Data

Fokus auf Zuverlässigkeit und Datensicherheit

Ihre Geräte sind dauerhaft im Einsatz und erfassen sensible Daten. Sie müssen 365 Tage im Jahr zuverlässig funktionieren. Darauf achten wir! Dank unserer Erfahrung aus über 20 Jahren Softwareentwicklung kennen wir die wichtigen Schritte zu einer zuverlässigen und sicheren Lösung.

Unsere Experten sind auf dem Gebiet der Datensicherheit stets aktuell, sodass wir Sie jederzeit kompetent beraten können.

Ein erstes Beratungsgespräch

Sie wollen mehr über die Möglichkeiten von aixITem IoT erfahren? Vereinbaren Sie einen Termin mit uns!

  • Lernen Sie uns unverbindlich kennen
  • Beispiellösungen
  • Analyse des Digitalisierungspotentials

Mit besserer Planung mehr aus der Produktion herausholen

Ausgangslage

Die Einführung eines Planungssystems in einem Produktionsunternehmen ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Aufgaben wie die Auswahl des „passenden“ Planungssystems, der Integration des Planungssystems in die IT-Systemumgebung des Unternehmens und die Einführung des Systems im Unternehmen sind zu bewältigen.

Herausforderung

Jedes Produktionsunternehmen ist anders! Die Herausforderung besteht darin, die komplexen organisatorischen und logistischen Zusammenhänge in der Produktion zu verstehen und die für die Planung relevanten Vorgänge zu erkennen.

Unsere Leistung

Gemeinsam mit unserem Partner FLS Fertigungsleitsysteme GmbH, einem Spezialisten für Produktionsplanung bieten wir eine auf Produktionsunternehmen abgestimmte Beratung. Nach einer speziellen Systematik beleuchten wir alle planungsrelevanten Vorgänge im Unternehmen. Beim Workshop betrachten wir die Abläufe in Logistik und Produktion vom Eingang des Kundenauftrags bis zur Auslieferung der Ware. Dabei werden Besonderheiten herauskristallisiert, die bei der Planung berücksichtigt werden müssen, und Empfehlungen zur Modellierung der Besonderheiten werden ausgearbeitet. Die nahtlose Integration des Planungssystems in die IT-Landschaft des Unternehmens beginnt mit der eindeutigen Abgrenzung der Zuständigkeiten der beteiligten Systeme. In Schnittstellenworkshops wird das Zusammenwirken mit übergeordneten ERP-Systemen und unterlagerten System der Produktion wie Lagerverwaltungssystemen (LVS) und Betriebsdatenerfassungssystemen (BDE) festgelegt. Über die Beratung im Vorfeld der Einführung unterstützen wir unsere Kunden auch bei der Einführung, dem Ausbau und der Optimierung des Gesamtsystems.

Harry Studer
Projektverantwortlicher

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Telefon: +49 241 5330633 0
E-Mail: h.studer@aixitem.de

Brauchen wir ein Planungssystem in unserem Unternehmen?

Der Workshop gibt Ihnen einen Überblick der möglichen Potentiale in Ihrem Unternehmen, die mit einer sinnvollen Planung „gehoben“ werden können. Diesen Potentialen stellen wir die Aufwendungen gegenüber, die Ihr Unternehmen dafür leisten muss. So sind Sie in der Lage selbst abzuschätzen ob die Einführung eines Planungssystems für Sie sinnvoll ist.

Was muss ein neues Planungssystem leisten?

In einem Workshop erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen alle relevanten Anforderungen an das Planungssystem. Auf Wunsch können die Ergebnisse des Workshops als Lastenheft für die Ausschreibung eines Planungssystems verwendet werden.

Kann ich die bestehende Betriebsdatenerfassung (BDE) weiter verwenden?

Bei der Abgrenzung der Aufgaben zwischen den beteiligten IT-Systemen wird geprüft, ob die Betriebsdatenerfassung die relevanten Informationen für die Planung liefert. Ist dies der Fall, dann werden die Schnittstellen definiert, über die die BDE angebunden werden kann. Sollten die von der BDE erfassten Daten für die Planung nicht ausreichen, dann wird eine Empfehlung zur Erweiterung der BDE ausgesprochen. Diese Empfehlungen können im Vorfeld mit dem BDE-Lieferanten abgestimmt werden.

Prozessoptimierung im Projekt Ausbildungsbotschafter

Das Projekt Ausbildungsbotschafter

Um Schülern einen besseren Überblick über mögliche Karrierewege nach ihrem Abschluss zu geben, hat das Land Nordrhein-Westfalen das Projekt „Ausbildungsbotschafter“ ins Leben gerufen: Durch die IHKs und HWKs des Landes werden Azubis verschiedener Berufe als Botschafter in Schulen entsandt um ihren Ausbildungsberuf zu bewerben. Durch die persönliche Erfahrung und den verhältnismäßig geringen Altersunterschied zum Publikum sind sie in der Lage, glaubwürdig von ihrem Arbeitsalltag zu berichten. Das Projekt, das mit Mitteln vom Land Nordrhein-Westfalen und des Europäischen Sozialfonds gefördert wird, erhält hohen Zuspruch.

Ausgangslage

Die Zahl der Ausbildungsbotschafter wächst stetig und damit auch der Aufwand, der mit deren Koordination einher geht. Diese beinhaltet die Schulung und Verwaltung der Botschafter, die Abstimmung mit den einzelnen Kammern sowie das Buchen der Termine an den Schulen. Die Korrdinierungsarbeiten werden von den einzelnen Kammern durchgeführt und die Ergebnisse an zentraler Stelle ausgewertet.

Bisher wurden die Eckdaten per Excel-Sheet an die Koordinationsstellen gesendet und dort zur Organisation manuell zusammengeführt.

Herausforderung

Durch das wachsende Datenvolumen und die erhöhte Häufigkeit der Aktualisierungen, sollte das bestehende System abgelöst werden. Unser Ziel war es, dem Kunden eine Lösung zur Verfügung zu stellen, die den Planungsablauf vereinfacht und weitestgehend automatisiert. Ein leichtes Handling und ein sicherer Umgang mit den Daten waren dabei ebenso wichtig, wie die Möglichkeit einer grafischen Auswertung.

Lösung

Um die Kommunikation zwischen den einzelnen Koordinationsstellen zu vereinfachen und diesen einen zeitgleichen Zugriff zu ermöglichen, haben wir uns für eine individuelle Web-Lösung entschieden. Die Daten der Botschafter, die Seminare und die Einsätze an den Schulen können nun online gepflegt und Auswertungen über einen zentralen Zugang angezeigt werden. Die Auswertung erfolgt ebenfalls über einen gesonderten Portalzugang.

Es wurde basierend auf aixITem Basiskomponenten eine individuelle ASP .Net Anwendung implementiert, welche den Prozess gemäß der Kundenanforderungen abbildet.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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Koordination und Abrechnung mobiler Dienstleistungen

Ausgangslage

Unser Kunde ist ein mittelständischer Betrieb mit mehreren Mitarbeitern, der zu Veranstaltungen, Geburtstagen oder anderen Feiern eine Vermietung von Hüpfburgen verschiedener Art anbietet. Die Kunden der Vermietungsfirma buchen über eine Webseite ihr Veranstaltungspaket. Die Buchung wurde seither per E-Mail versendet und dann in einem herkömmlichen Kalender erfasst. Die vielen Buchungstermine mussten dann entsprechend koordiniert werden. Kann die Hüpfburg zum gewünschten Zeitpunkt angeboten werden? Welcher Mitarbeiter liefert die Hüpfburg zum Kunden? Eine zentrale Herausforderung besteht darin, die Mitarbeiter untereinander zu koordinieren und Aufgaben zuzuweisen.

aixITem hat aufgrund dieser Anforderungen eine individuelle Lösung entwickelt.

Lösung

Die entwickelte Lösung besteht aus einer App und einem Azure-Online Service. Die Buchungen werden auf der Webseite erfasst und in einer Datenbank gespeichert. Eine App zeigt die Buchungen in einer Liste oder einem digitalen Kalender an und weist den Disponenten der Hüpfburgen automatisch auf mögliche Doppelbuchungen hin. Der Disponent koordiniert über die App sowohl die Buchungen als auch die ausführenden Mitarbeiter und sendet Angebote an die Kunden. Die Mitarbeiter erhalten einen gesonderten Zugang zur App um die zu bearbeitenden Aufträge einzusehen. Über die App bzw. den Webservice erfolgt zum Abschluss eines Auftrages auch die Abrechnung.

In einem zusätzlichen Planungsmodul kann die Vermietungsfirma erkennen, welche Hüpfburgen am beliebtesten sind und wo ggf. Engpässe entstehen. Somit kann das Unternehmen ihre zukünftigen Investitionen besser planen.

„Durch die individuelle Lösung von aixITem ist die Verwaltungsarbeit auf das Notwendige reduziert und wir können uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren: Kunden glücklich machen“

Christoph Reinartz, Gründer von huepfburg-mieten.net

Nutzen

Die individuelle Lösung von aixITem hilft dem Kunden auf mehrfache Art und Weise:

Kann ich eine Buchung zusagen?

Buchungen werden über die Internetseite oder per Telefon vorgenommen. Dadurch kann es kurzfristig zu Überschneidungen kommen. Die Software-Lösung zeigt immer den aktuellen Stand der Anfragen für alle Mitarbeiter an und beantwortet die entscheidende Frage: Ist die Hüpfburg zum gegebenden Zeitpunkt noch zur Vermietung frei?

Sind noch Buchungen offen? Wohin muss heute geliefert werden?

Die App zeigt den Disponenten und Mitarbeitern immer die aktuellen offenen und abgeschlossenen Buchungen an. Somit können beide jederzeit übersichtlich erkennen, welche Aufgabe als nächstes erledigt werden muss. Das spart Zeit und senkt die Kosten.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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Belegung, Abrechnung, Nachweis – Fördergelderabrechnung mit Software von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde organisiert unter anderem die Vergabe von Fördergeldern für Bildungsträger im Bereich der Berufsorientierung. Schülerinnen und Schüler sollen heute schon frühzeitig verschiedene Berufsfelder kennen lernen. Bildungsträger bieten Kurse an, in denen Schülerinnen und Schülern Berufe kennen lernen können. Die Durchführung der Kurse wird von verschiedenen Institutionen finanziell gefördert. Die Belegung der Kursangebote, die Abrechnungen der Bildungsträger sowie der Nachweis über durchgeführte Kursangebote will unser Kunde durch ein Web-Portal unterstützen. Schülerinnen und Schüler sollen von ihren Lehrkräften zu Kursangeboten angemeldet werden, damit die Bildungsträger planen können. Die Bildungsträger und unser Kunde erhalten über das System eine Übersicht zu den abrechenbaren Leistungen und eine Kontrolle über die Auszahlungen.

Herausforderung

Die besondere Herausforderung in diesem System liegt in der Benutzerfreundlichkeit für alle Beteiligten Stake-Holder. Das System wird von Bildungsträger, Schulen und auch Vertretern der Verwaltung genutzt. Nicht zuletzt deswegen hat man sich bei der Planung für ein Web-Portal entschieden, damit der Installationsaufwand so gering wie möglich gehalten wird.

Die große Anzahl an Schülerinnen und Schülern in NRW und die damit zusammenhängenden Kursanmeldungen führen zu großen Datenmengen, die ein schlankes und effizientes Datenbankdesign erfordert.

Technik

Das System wurde mit PHP und einer MySQL Datenbank als Webportal umgesetzt. In der Benutzeroberfläche wird neben HTML und CSS zur Gestaltung JavaScript eingesetzt.

Wie viele Teilnehmer erwarten mich?

Der Bildungsträger kann mit unserer Anwendung genau planen. Er kann Plätze für bestimmte Schulen reservieren und bekommt im Vorfeld seines Kursangebotes eine Teilnehmerliste mit allen Schülerinnen und Schülern und den dazu gehörenden Ansprechpartnern (Lehrer). Diese Anmeldungen wurden nach Eingabe des Kursangebotes durch den Bildungsträger von den Schulen vorgenommen. Anschließend markiert er die tatsächlich teilgenommenen Schülerinnen und Schüler im System. Die so erfassten Daten gehen direkt in die Abrechnung ein.

Woran haben meine Schülerinnen und Schüler teilgenommen?

Für die Lehrerinnen und Lehrer besteht nicht nur die Möglichkeit Schülerinnen und Schüler zu Kursangeboten anzumelden sondern sie können sich auch Auswertungen generieren lassen, an welchen Kursen die Schüler teilgenommen haben.

Das gilt nicht nur für die Lehrer. Auch regionale und überregionale Verwaltungen können über spezielle Zugänge – natürlich anonymisiert – sehen, wie viele Schülerinnen und Schüler an den Kursangeboten teilnehmen.

Was muss ausgezahlt werden?

Für unseren Kunden ist das System insbesondere interessant, weil es den Mitarbeitern Vorschläge zur Auszahlung der Fördergelder gibt. Die Mitarbeiter erfassen außerdem ausgezahlte Beträge. Diese Beträge fließen wieder in die neuen Vorschläge mit ein. Ist also einmal etwas zu viel oder zu wenig ausgezahlt worden sind die Konsequenzen in der nächsten Zeitperiode direkt sichtbar.

Nachweis von Kosten

Die Bildungsträger müssen für die Förderfähigkeit Kosten nachweisen. Das System vergleicht eingegebene Summen mit hochgeladenen Excel-Listen und verifiziert somit die Zahlen. Die so entstandenen Beträge fließen direkt in die Berechnung der Auszahlungsvorschläge mit ein.

Alexander Willkomm
Projektverantwortlicher

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Mobile Datenerfassung mit App von aixITem

Ausgangslage

Unser Kunde, ein größerer Handwerksbetrieb aus der Region, beschäftigt zahlreiche Mitarbeiter im Außendienst. Der Betrieb beschäftigt sich mit der Beseitigung von Brand- und Wasserschäden. Die Mitarbeiter erfassen Schäden bei Kunden vor Ort und geben diese Erfassung zur weiteren Auswertung (z.B. Angebotserstellung) an die Zentrale weiter. Bisher beginnt dieser Prozess durch das handschriftliche Ausfüllen von Formularen. Mitarbeiter in der Zentrale erfassen diese Daten manuell in ein digitales System zur weiteren Verarbeitung.

Lösung

Statt Formulare handschriftlich auszufüllen werden die Mitarbeiter des Kunden mit Smartphones oder Tablets ausgestattet , denn aixITem hat gemeinsam mit dem Kunden eine App entwickelt, mit der die Mitarbeiter alle Daten über einfach gestaltete Eingabefelder erfassen und digital an die Zentrale senden können.

Die Kommunikation läuft über ein hybrides System. Ein Webservice in Microsoft Azure nimmt die Daten entgegen und leitet diese zu der IT-Infrastruktur der Zentrale weiter. Vorteil: Die Endgeräte kommunizieren nicht direkt mit der Zentrale. Dies verringert die Ausfallwahrscheinlichkeit und erhöht die Sicherheit der lokalen IT-Infrastruktur.

Technik

Das Projekt wurde als Microsoft Azure Web Service in C# umgesetzt. In der lokalen IT-Infrastruktur läuft ein Windows Dienst, der ebenfalls in C# implementiert wurde. Die Kommunikation erfolgt über WCF. Auf den Endgeräten läuft eine mit Swift entwickelte iOS Applikation.

  • Microsoft Visual Studio 2015
  • C#, Azure, WCF-Kommunkation.
  • iOS App in Swift

Übertragungsfehler minimieren

Die handschriftliche Erfassung von Daten mit anschließender manueller Eingabe in digitale Formate enthält viele Fehlerquellen. Die Daten werden dank der individuellen Lösung von aixITem zukünftig direkt digital erfasst. Das senkt die Kosten und spart Zeit, da die mehrfache Dateneingabe entfällt.

Zuweisung von Aufträgen

Die Mitarbeiter im Außendienst sehen durch eine Übersicht die offenen Aufträge und wissen, welche noch bearbeitet werden müssen. Die Zentrale erfasst ihre Kundenaufträge und gibt diese dann für die mobile Weiterverarbeitung an ihre Mitarbeiter frei. Die Mitarbeiter im Außendienst erhalten alle offenen Aufträge übersichtlich aufgelistet und sind jederzeit aktuell informiert, welche Aufträge noch bearbeitet werden müssen.

Alexander Willkomm
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